ISO文档管理解决方案

ISO文档管理解决方案

随着我国WTO的深入,ISO管理已成为单位(企业与事业单位)竞争力的最重要指针。建立一套ISO文件管理系统,落实文件审查、核准作业,严格管制文件发行与变更流程,是ISO单位的基础。以往单位都是利用纸张的作业方式来存放、管理、审批、发布单位重要的程序文件及作业指导书等,这种作业方式必然存在许多的缺点:

  1.管理:无法从整体上有效的统一管理ISO文件的进出

  2.版本:版本无法做到一致性、各版本历史文件保留不易

  3.查阅:文件查阅不方便

  4.流程:文档审批、收发麻烦,工作量大、时间长

  面对这样的问题该如何解决呢?

  开始公司凭着多年研究文档管理的经验,推出《开始ISO文档解决方案》。

      系统总体思路基于ISO标准化管理理念:系统在设计之初,就深刻考虑到ISO质量标准体系的应用。无论是工作流程、审批、归档等操作表单都提现了ISO标准管理的特征。鉴于ISO文档管理的严格要求,无论是ISO文档建立、修改、版本控制、发放记录等均可在系统中找到相应的选项:

主要功能

说明

文档管理

包括编号、创建、修改、审批、发布、签收、归档等过程

可跟踪到任何一个文件所处的审批状态,对未审批或签收的文件可以邮件方式自动催审、催签;

版本管理及追溯

强大的文件版本控制手段,保证用户看到的是最新版本的文件,避免执行错误版本的文件导致严重后果;同时也随时可以查看文档的历史版本,并防止多人同时修改一个文档。

对文档所进行的修改,可保留修改痕迹,记录修改的人员、时间。

权限控制

提供多级数据库级别安全权限控制权限文档设置和记录、字段级别安全设置;对文件的拷贝、删除、修改、阅读、打印权限进行严格的设置,防止文件的外泄,保证系统的安全性。

文档搜索

    可以通过文档的编号、名称、时间、作者、版本或者文档内容进行文档的快速查找。

统计分析

对所有的文档可按文档状态、审批人、审批时间及审批频率等来多方位的进行统计。

 

    综述:系统将ISO管理理念与所需管理功能的无缝融会,极大缩短了文档审核、发布、查阅等所需要的时间,增强了团队间的合作,实现了无纸化办公,从而节约了成本,提高了工作效率。