针对企业的文档管理，首先需要将不同人员的文档进行集中存储和集中备份，确保文档永不丢失。KASS将系统内文件集中存放在指定位置，同时系统后台针对文件进行自动的增量备份KASS支持挂载式存储策略，支持分布式存储功能，实现灵活的“集中存储”。

文档分类是优化文档管理加快文档查找与访问关键的一步。KASS系统支持自定义的文档目录分类及文档属性分类

对于文档的使用者而言，特定用户只允许访问特定类型的文档。KASS系统通过权限管理可以确保文档被正确的用户操作，例如领导可以阅读所有文档，而技术人员只能阅读本部门的技术设计相关等文档,市场人员能查看并更新市场资料等.系统可以对文件夹、文档进行用户/部门级的操作权限设置，包括：不可见、列表、读取、下载、修改、管理及上传。

更有效率的找到文档是文档管理的目标之一；KASS系统可以通过搜索找到文件，例如可以对文件夹/文件的名称、创建者、创建时间等所有属性进行查询，同时也可以对文本性文档的内容进行全文检索.在系统中也可以利用[快速查找]找到最近操作的文档、或对常用文档/目录建立目标的快捷方式进行更有效率的文档调用。

组织中的文档大多不是一次定稿，需要经过多次修改，这样同一份文档可能存在多个版本，组织即需要统一使用最新的文档，同时也需要保存历史所形成的版本，以便日后查询。KASS系统中的文档版本控制可以让用户每次都打开文档的最新版，一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。在KASS系统中，用户修改文件时会自动保存文档的新、旧版本，用户随时可以查看文档的各个版本。

文档作为知识的载体，高效的运用能提高组织在多方面的效率
KASS系统提供了多种途径大大加快了文档使用的效率:
A、可自定义的目录结构及权限组成，简洁高效
B、文档到系统后自动进入审批环节，大大提高了组织内部文档审批的速度；
C、文档审核后可以定稿，定稿后的文档可以让同事放心大胆的调用；
D、用户可以将文档推荐给系统内的同事，也可以直接作为邮件的附件发送给系统外
     的用户.
E、文档订阅，有新的文件产生，或文件被修改后，系统会自动发送消息及邮件通知
     用户.
F、文档评论，文档评论可以帮助用户记录任何关于文档的信息。也可以利用文档留言来跟踪文档修改的过程。

如何保障文档最大化的安全需要多方面的考虑
KASS系统主要从以下方面保障文档使用的安全:
A、帐号登陆限定，KASS只允许单一账号登陆。如果KASS发现同一个账号再次登
     录，该账号的当前会话将被中断，而且可以限定用户允许登陆的IP。以保障帐号
     不被非法登陆。
B、用户权限限定用户行为，KASS将每个用户操作都作为一个权限。只有拥有该权
     限的用户才能执行相应的操作。例如：KASS可以规定某用户只能阅读文档，
     更新文档和下载文档；而该用户所在部门的经理则可以删除文档；
C、操作记录，KASS自动记录每个文档的使用记录及用户的操作记录；
D、只读打开，KASS系统提供独特的只读打开操作，用户只有读取权限时打开文件
     后只能读取内容而无法将内容带走；
E、自动备份，系统自动备份文档，同时备份的文档可在原始文档不能访问时被自动调用，以确保文档使用及相关业务的连贯性；