日常办公文档管理解决方案

日常办公文档管理解决方案

现在越来越多的企业开始无纸化日常办公,以前传递的纸质文档,现在都变成了传递电子文档,传递方式也由人工发放变成了U盘、EMAIL、共享文件夹等方式,大多都没有统一的管理起来,这样导致了文档管理上的大量空白:

  1.管理:无法从整体上有效的统一管理电子文档

  2.版本:版本无法做到一致性、各版本历史文件保留不易

  3.查找:文件查阅不方便 ,经常出现文档丢失的情况。

  4.流程:文档审批、收发麻烦,工作量大、时间长

  面对这样的问题该如何解决呢?

开始公司凭着多年研究文档管理的经验,在开始文档管理系统的基础上,推出《开始办公文档解决方案》。

本方案采用B/S框架,用户可以在办公室任何一台PC或者出差在外、下班回家,都可以随时随地的进行正常办公。主要功能有:

主要功能

说明

文档管理

文档统一存储,自动备份。

文档创建、修改、审批、发布、签收、归档等过程管理。

文档编号、类型等属性分类管理。

版本管理及追溯

支持文档在线直接修改,无需下载、上传等多步操作,修改完成后自动保存版本。

强大的文件版本控制手段,保证用户看到的是最新版本的文件,避免执行错误版本的文件导致严重后果;同时也随时可以查看文档的历史版本,并防止多人同时修改一个文档。

对文档所进行的修改,可保留修改痕迹,记录修改的人员、时间。

权限控制

提供多级数据库级别安全权限控制;对文件的拷贝、删除、修改、阅读、打印权限进行严格的设置。

文档搜索

    可以通过文档的编号、名称、时间、作者、版本或者文档内容进行文档的快速查找。

统计分析

对所有的文档可按文档状态、审批人、审批时间及审批频率等来多方位的进行统计。

 

    本方案可以极大缩短了日常办公中文档的查找、审核、发布等所需要的时间,同时提供了统一的文档平台,使公司内部文档知识财富得到了最大化的保留,增强了团队间的合作,从而节约了成本,提高了工作效率。