开始软件文档管理现状

文档管理现状

◆文档数量多增长快：根据Jupiter Research的报告，现代企业在生产经营过种中产生的文件每6~8个月便以双倍或更快的速率急增。

◆文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时开共享文件夹的方式进行传递与共享。这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。

文档管理常见问题

◆文档丢失问题：文件在哪里？文件被误删除了？PC机器硬盘坏了？

◆文档有效性问题：文件有多个版本，哪个版本可用？是否被他人失误修改了？

◆文档共享与传递问题：文档用什么方式传给其他同事，用QQ？用邮件？临时设置共享？

◆文档查找和搜索问题：每天需要花费大量的时间查找需要的信息或文档。

◆文档权限管理问题：禁止谁查看某文件？允许谁查看某文件？允许谁修改某文件？

◆文件安全问题：机密的文档怎么防止员工调用查看时不带走？

管理哪些文档

◆常用办公格式文档，word、excel、ppt、pdf、txt等

◆常用多煤体格式文档，图片、音频、视频等

◆设计格式文档，cad、solid work、proe、photoshop等