开始云高新技术企业文件管理案例——新国都技术股份有限公司

发布于:2016-12-28 10:32 来源:开始云 点击:
文档管理系统
 
  技术文件是企业的核心财富资产,技术文件管理是企业管理的重要组成部分,尤其是对于高新技术企业来说,技术文件与技术文件管理关乎企业的生死存亡。技术文件的范畴很广,包括企业主导的技术文件、产品图纸、工艺流程、设计图纸、工装夹具图纸,以及企业的技术标准、作业指导书等等。这些技术图纸与企业的日常生产经营活动息息相关,直接影响催动着企业正常运作,因此必须采取科学的手段进行管理,为企业保驾护航。
 
  新国都技术文件管理的烦恼
 
  深圳市新国都技术股份有限公司(以下简称“新国都”)成立于2001年,是一家专业从事金融POS机的设计、研发、生产、销售,并以此为基础提供全方位电子支付技术服务的国家级高新技术企业,公司总部设在深圳市福田区车公庙泰然工业园劲松大厦17楼。经过十余年的发展,公司已经形成了自主独立的研发能力,产品和技术均达到国际领先水平。
 
  作为一家高速发展的高新技术企业,新国都在十几年的成长中积累了大量的技术文档资料。丰富的技术文件资料不仅承载着企业宝贵的历史知识经验,也是企业生产经营活动与创新发展的重要基础。然而缺乏统一高效的管理办法,影响着企业生产活动开展与项目运作效率,给企业运营管理带来了很大的不便。
 
  文件存储分散,缺乏集中管理
 
  新国都是一个大型企业,技术文件涉及面大、品种多,包括各种产品图纸,工艺图纸、各种类型的技术标准(企业技术标准)以及工装、模具、材料等等的技术文件,数量繁多复杂。这些技术文件资料分散在各个角落,管理复杂难度大。
 
  权限规则模糊,威胁文件安全
 
  新国都员工众多,层级与层级之间,部门与部门之间,各工种各岗位,职责分工交错,存在着复杂的协同关系。对于技术文件的调取和使用,需要明确到每个文件每个对应人员的权限,避免导致发生文件权限滥用,职责不清,文件被人为误操作甚至恶意删除修改等尴尬情况。技术文件是企业正常运作的基础,文件权限规则模糊凌乱,威胁文件安全,也是企业生产经营的重大安全隐患。
 
  归档分类无序,文件查找困难
 
  新国都各项目线业务繁忙,企业技术文件种类众多,更新速度快。围绕各个项目之间的文件传输、修改、确认,流程复杂凌乱。缺乏规范严谨的文件归档分类,导致文件定位与查找,如同大海捞针,耗时耗力,拖沓和延迟,效率低下,甚至难以找到。
 
  开始云为新国都提供企业技术文件管理解决方案
 
  新国都希望运用先进的信息技术,提高技术文件资料管理水平和使用效率,逐步将所有的技术文件资料信息数字化,进行统一的采集、归档、整理、分析,为相关人员所利用。因此,综合考量下,新国都选择了开始云KASS企业内容管理系统,打造统一的企业文件管理平台,实现对众多技术文件资料进行规范高效的集中管理。各部门之间能够实现多种层次的信息管理,数据共享和关联,最终建设一个统一管理的重要数字资源平台,使技术文件资料的管理更科学,利用更加方便快捷。
 
 

 
  开始云KASS企业内容管理系统为新国都主要提供了以下管理优势与便利:
 
  集中存储:通过打造统一的企业文件管理平台,对分散的技术文件资料进行集中存储管理,实现数据及时交换与信息同步,文件管理使用更加方便。
 
  归档分类:根据文件类型类型、属性等类型进行分类管理。排列规范有序,帮助快速定位与查找文件;
 
  快速搜索:可根据文件名称、类型、内容、格式、修改时间、作者、分类属性等进行搜索,支持全文搜索,加快文件检索速度;
 
  权限管理:KASS系统提供更加严谨细致的权限管理体系,可多维度多层级地逐一设置权限,指导相关人员在职责明确的情况下,管理与使用技术文件。确保文件使用准确,流转顺畅,安全无误;
 
  版本管理:KASS系统支持强大的文件版本管理功能,所有历史文件版本都会被永久保存,记录每个文件的修改与更新,版本信息一目了然;同时,最新技术文件版本提醒,防止用错,保证知识信息及时准确;
 
  预览分享:支持包括Office、PDF等常见办公文件的在线预览功能;支持对文件及文件夹,生成URL链接,并支持设置密码,访问次数,链接过期时间,权限,描述等操作。
 
  基于统一高效的技术文件管理平台,还可以对文件进行在线编辑、流程管理、评论反馈、归档、日志报表管理、备份与恢复等系列功能操作。围绕技术文件使用场景以及各项目业务开展,开始云KASS企业内容管理系统促进了新国都技术生产活动的高效运行,帮助充分发挥技术文件材料在生产活动中的作用。
 
 
 
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