企业文档管理系统大型集成应用案例--西子奥的斯电梯

发布于:2016-11-15 17:32 来源:开始云 点击:
文档管理软件
 
  客户介绍
 
  西子奥的斯电梯有限公司——世界第一电梯品牌奥的斯在中国最大的控股子公司,是中国绿色电梯第一品牌和中国最大的电扶梯制造商及服务商,是杭州市标杆企业。
 
  公司成立于1997年3月12日,由世界第一电梯品牌奥的斯电梯公司与中国电梯业最大内资企业西子电梯集团合资组建而成。发展至今,已经成为奥的斯全球新梯销售订单和产量最大的子公司,拥有22亿资产和3000多名员工。
 
  作为中国节能电梯领域的引领者和实践者,西子奥的斯以持续改进打造 360° 绿色价值链,为客户创造最大化价值。到2010年,西子奥的斯已经连续十年蝉联中国电梯市场前三甲;连续六年保持中国节能电梯市场第一位;2010年有近35000台电梯及自动扶梯销售订单,产品覆盖全球60多个国家。
 
  项目背景
 
  在引进开始云KASS企业内容管理系统之前,西子奥的斯公司内部已实施多达二十套以上的IT应用系统,公司信息化程度非常高。公司已有门户网系统,用户通过门户网中的链接跳转至各个IT应用系统。公司用户组织结构统一在AD域中管理,其他IT应用系统与之保持一致同步。公司之前电子审批系统,审批通过后的归档文件放在“Windows共享文件夹”中进行管理。
 
  公司之前使用基于微软SharePoint平台二次开发的文档管理系统来管理质控文档,该系统将文件存储于数据库中。
 
  公司主要存在以下文档相关的问题:
 
  ● 文档分散管理。有些文档采用传统的共享文件夹形式管理,有些文档采用SharePoint平台管理,有些文档缺乏管理。
 
  ● 文档权限缺乏控制。共享文件夹中的重要文档无法得到有效的权限控制。
 
  需求分析
 
  西子奥的斯从有效管理公司的电子文档、与其他系统作紧密集成整合,两大需求点出发,对开始云KASS企业内容管理系统进行了综合考量分析。
 
  文档管理方面的需求
 
  西子奥的斯在文档管理方面主要有以下几点需求:
 
  ● 集中管理电子文档。文件作为公司的重要知识资产,需要被严格的保全。但由于各部门采用不同的方式管理文档,部分员工的电脑中的重要文档也缺乏管理,因此需要将公司所有正式电子文档都进行集中的存储管理。
 
  ● 安全控制电子文档。需要防止因文档被非法使用而导致的公司资产流失。需要对文档的使用进行权限管控与使用日志追踪。
 
  ● 快速访问电子文档。越来越多的业务需要用到电子文档,用户需要更快更方便地查找与访问文档,从而有效提高工作效率。
 
  ● 将SharePoint平台中的文档迁移至KASS企业内容管理系统中统一管理。
 
  系统集成方面的需求
 
  西子奥的斯公司需要KASS企业内容管理系统同公司现有的各IT应用系统进行集成:
 
  ● KASS系统同公司现有门户网的集成。用户可以在公司的门户网中通过链接直接进入KASS系统,而无须再输入用户名及密码。
 
  ● KASS同公司现有的AD域系统中的用户组织结构作集成同步。IT管理人员在公司的AD域中新增、移动、删除用户时,无需再在KASS系统中执行重复的操作。要求KASS系统中的用户部门组织结构同AD域中自动保持一致。
 
  ● KASS系统同公司现有电子审批系统的整合。电子审批系统中审批通过的文档被归档至KASS系统,可以在该系统中通过链接访问这些文件。在KASS系统中浏览这些归档文件时可以查阅到它们的高级属性(这些属性信息来源于电子审批系统)。
 
  项目执行阶段
 
  自从2008年1月开始,西子奥的斯公司通过为期半年左右的产品选型及严格的系统供应商考核后,于2008年6月确定开始云为其系统供应商,确定引进部署开始云KASS企业内容管理系统(无限制用户),打造自己专属的企业文档管理中心。
 
  整个项目的阶段性事件如下:
 
 

 
  KASS企业内容管理系统运作状况
 
  系统中的用户数多达3000以上,系统中的文档数量超过百万,上下班时高峰期并发使用系统的用户达到500+以上。
 
  服务器配置如下:
 
 

 
  下图为KASS系统的主界面:
 
 

 
  下图为KASS企业内容管理系统的庞大用户数(数据来自2010年,当时系统已达2000以上用户规模):
 
 

 
  KASS系统同其他系统的集成
 
  KASS系统同门户网的集成
 
  下图为门户网中的KASS系统链接:
 
 

 
  用户可以通过点击门户网中的链接直接跳转至KASS系统,而无须再次输入用户名密码。
 
  KASS系统同CA电子流系统的集成
 
  电子审批系统中审批通过的文档被归档至KASS系统,可以在该系统中通过链接访问这些文件。在KASS系统中浏览这些归档文件时可以查阅到它们的高级属性,例如:实施日期、更改内容等。
 
  如下图所示:
 
 

 
  总结
 
  截止2016年,开始云已为西子奥的斯公司提供长达8年的持续高品质文档管理服务,系统中的用户数多达3000以上,系统中的文档数量超过百万,上下班时高峰期并发使用系统的用户达到500+以上。开始云凭借强大稳定的技术和服务赢得了西子奥的斯公司的信任!
 
 
 
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