怎样做好企业文档管理工作呢

发布于:2017-02-14 16:39 来源:开始云 点击:
  文档管理系统市场的需求进入高速发展阶段。在这一阶段,市场的需求旺盛,文档管理系统厂商的竞争也极其激烈。如何做好企业的文档管理工作是当务之急的事情。那么,怎样做好企业文档管理工作呢?
 
  1、 由于缺乏体系化的文档命名规则,文档制作完毕后命名又成了新问题。
 
  2、 许多文档是过程文档,其完善直至归档会经手多人并产生多个中间版本,识别成本较高。
 
  3、 企业文档在发布前往往需要审核,审核意见若依赖传统的邮件或即时通讯工具,其便利性将大打折扣。
 
  4、 审核通过的文档存储将会是新的困扰。传统的企业文档管理大部分都依赖文档服务器。文档分类过多或层级过于复杂导致找不到想要的文档的“恶性“事件时有发生。此外文档重复储存、各部门文档不统一存储(或散落于个人PC中)的极端现象也有很多。
 
  5、 “僵尸文档”(指低曝光率、低访问率、低使用率文档)存于库中既影响了搜索效果、存储效益又浪费了文档创作人时间。
 
  6、 文档共享管理在传统信息化企业里能推动起来的凤毛麟角。文档创作者会质疑管理的必要性,同时也泯灭了文档价值及文档创作者的主动性。
 
  7、 文档搜索应用基本靠Windows默认搜索,面对海量文库此举会很乏力。异地办公能接入企业文件服务器内网要绕个大弯,好不容易进到服务器找到了目标文档,又要面临犹如龟速般的文档打开速度考验,很多人会选择下载到本地。或者,直接放弃。
 
  那么,文档管理系统哪家好呢?
 
  开始云专注于企业文档管理10余年,自主研发的KASS企业文档管理系统与KFS分布式文件系统,是业内真正具备PB级海量文件集群能力的内容管理产品,并已为其建立了企业咨询、制定方案、项目实施、产品培训、售后支持等一整套健全的服务体系。
 
  KASS企业文档管理系统核心功能
 
  存储——将分散的文件都集中起来集中存储与备份、统一管理所有文件;同步公司组织架构,多维度划分文件分类;采用网银级数据加密,保证文件数据安全。
 
  权限——为企业的文件加一把锁九大权限类型、数十种组合,灵活设置权限分类;层层授权、层层监控,避免文件权限失控;自由选择授权对象,可以是文件也可以是员工。
 
  版本——给每个文件都加上特定标签自动创建文件新版本,避免数据覆盖或用错;历史版本可回溯恢复,随时查看随时回滚;支持文件差异对比,版本区别一目了然。
 
  搜索——快 准搜索结果与权限相匹配,只显示有权限的内容;支持全文搜索、分类搜索、属性搜索等多种方式。
 
  协同——让协作如面对面一样方便一键分享发布给系统用户,直接在线查看与修改;实时在线讨论与点评,提高文件处理效率;内置灵活审批流程,文件审批一键搞定。
 
  移动——出差在外,手机就是文件库支持DOC、PDF、DWG200多种文件格式的在线预览;电脑、手机、PAD灵活切换,将所有文件带在身边。
 
  日志——掌握文件的每一个动态记录每个用户和文件的变化信息,实时把握文件动态。除以上功能,KASS企业文档管理系统还支持多语言界面、电子签章、OCR识别、消息短信通知、客户端文件防泄漏、KFS文件引擎集成等增值模块,并可AD、OA、HR、ERP、UAC等第三方系统进行集成,同时也支持与打印机、复印机、高拍仪、扫描仪、邮件等系统进行集成,以及双机与集群。
 
 
 
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