建筑工程项目文档资料管理信息化策略支招

发布于:2017-02-15 15:36 来源:开始云 点击:
文档管理
 
  建筑工程项目文档资料包含产生、收集、整理、存储、利用多个环节,在不同的项目管理阶段,每份文档资料服务于不同的管理过程。工程项目本身“涉及面广、信息量大”,所以项目文档资料的系统化管理一直倍受业内人士高度关注。那么,建筑工程项目文档资料应该如何做好信息化管理策略呢?
 
  项目文档资料管理面临的突出问题
 

 
  工程项文档资料包含政府指令文件、项目往来文件、施工验收单据、多媒体文件(如重大活动中的照片、视频、录像等)、纸质文件、项目设计文图纸(重要)、施工组织设计、竣工验收证明等等。
 
  目前,建筑工程项目文档资料管理多采用传统管理手段,信息化管理水平普遍还不高,主要存在以下问题:
 
  ·管理需求不系统。面对纷繁复杂的施工项目文档资料,企业曾尝试过在相关岗位设立管质量或管安全的岗位。然而,各管理岗位人员总是结合自身所处的管工作岗位,只能从某些“点”上说说想法和要求,缺乏对文档资料管理系统的理解,比如质量验收文档管理人员往往过分强调项目质量文档管理工作,忽视项目技术交底文档、安全检查文档等的管理。事实上,建筑行业需要从整个工程项目文档资料管理的“面”上阐述需求。
 
  ·文档分类不清晰。依据项目管理机构及项目岗位的分工职能定义文档所属类别比较普遍(如设计文档、监理文档、施工文档等),但是一份具体的项目文档很多时候会贯穿多个职能部门(或机构),有的甚至贯穿项目的不同管理阶段。所以,定义文档所属类别会产生“多义性”问题。若从业务流程或者项目具体管理活动来分类,仍然面临一项管理活动对应多份文档记录的问题,比如有的从质量控制的角度,有的从环境控制的角度,因此项目文档资料的分类方式,尤其是二级甚至三级分类思路,目前不是很清晰。
 
  ·收集整理不及时。在现实工程项目管理过程中,很多时候从制度层面上已经要求某些管理活动应该形成规范记录,但最终项目文档资料归档时仍然出现文档资料缺失的现象。问题在于项目文档资料的收集整理不够及时,项目各级管理人员没有周期性地“盘点”自身所负责管理的文档,往往寄希望于项目完工后集中整理再呈交有关工程档案管理部门。
 
  ·信息系统不匹配。对于存在“跨地域运营、多项目管理”的施工企业而言,不匹配性主要体现在两个方面,一是项目文档管理信息系统与实际业务不匹配。二是项目各类文档管理信息系统之间不匹配。有的信息系统是企业自身定制的,有的是政府主管部门要求的,所站角度不同、需求层次不同,各类文档记录标准也不同。
 
  实施项目文档管理信息化相关策略
 
  综上分析,建筑工程项目文档资料管理信息化既要面对项目管理制度上的问题,同时还要面对项目管理方法层面的问题。因此,当前阶段实施项目文档管理信息化可做好以下方面的工作。
 
  ·明确项目文档资料管理需求。在当前施工企业管理信息化水平普遍不高的情况下,项目文档资料管理可与专业有实力并熟悉该行业运作规则的文档管理供应商一起梳理需求、提炼工作,以此来弥补企业内部人员对管理信息化的理解的不足。开始云在文档管理领域沉淀10年,有着针对建筑行业专业的项目文档管理解决方案。
 
  ·明确项目文档资料分类体系。针对工程项目文档资料种类较多的特点,开始云将建议建筑行业采取“多维依据、逐级划分”的策略,可按照面向主题、面向应用、面向共享的思路,建立项目文档分类体系。比如一份文档可以从记录内容上划分类别,也可以从项目进展阶段划分其所属类别,甚至可以考虑分类依据的组合应用,从而产生不同的子类。只有项目文档分类规则明确了,才便于被人理解,同时也容易为后续统一编码工作提供实用依据,利于计算机分类处理。
 
  ·明确各类文档资料管理分工。开始云KASS文档管理系统支持对项目人员权限的管理。一份文档资料由哪个项目小组的人员产生并提交至哪个小组的文件夹下,而其它小组人员是否有权限对其进行查看、编辑、下载等,均可以灵活设置。对于需要上级审批的文档,在线发起流程,上级领导可以快速查看审批。这样,从工作习惯逐渐促使项目文档资料中间管理环节的规范,同时确保项目文档资料准确及时地收集整理。此外,不论一份文档经过项目多少管理人员处理,也不管各个项目处理该类文档流程上的差异,开始云KASS文档管理系统可形成详细的日志记录,便于项目组织中的责任落实。
 
  ·项目文档资料标准化。工程项目文档资料实施标准化可以提高管理效率。通过对业务流程的梳理与优化,促进各管理环节记录文档与实际管理活动的有效融合。项目不同阶层的管理人员需要关注不同项目同类文档记录格式的统一。文档的标准化与结构化程度不同,对实施文档信息化管理的策略会产生影响。对于标准化与结构化程度都比较高的项目文档资料,一般可考虑优先实施信息化管理。
 
  ·关注项目文档记录规范化。项目文档实施信息化管理的过程中,如果对于细节问题考虑不周全,可能会对整个项目文档资料管理的规范性与有效性产生影响,所以,密切关注文档内容、过程、记录的规范显得尤为重要。
 
文档管理系统
 
  ·关注项目文档管理集成化。项目管理中除了文档管理外,通常也会对引入其它的诸如ERP、OA等管理系统,但现在这些系统之间的数据是孤立的,它们之间未能很好地集成,给一个具体项目文档资料的查找带来一定困难。因此,建筑工程项目人员应选购项目文档管理集成化应用技术成熟的方案,以提高整个信息系统的应用效率。
 
  以上便是开始云为实施建筑工程项目人员提供的关于文档资料管理信息化策略,在实践中,可能还会遇到很多问题。作为文档管理领域的专业供应商,开始云将在后续为您提供详细的建筑工程项目文档资料管理信息化解决方案,欢迎相关行业有兴趣的朋友关注。
 
 
 
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