如何设计权限管理,保障企业文档安全与完整

发布于:2016-12-22 15:55 来源:开始云 点击:
文档管理系统
 
  在公司日常运行过程中,通常会产生很多包含技术、财务、销售、客户等机密敏感信息的文档。为了防止这些信息的非法访问,对文档进行权限管理是保护公司文件财富的重要手段。
 
  开始云KASS企业内容管理系统提供了丰富严谨的权限体系,适应各种不同的企业文件管理场景。通过多维度多层级的权限设置,根据所配置权限,限制指定范围用户对指定文件夹或文件的操作,指导相关人员在职责明确的情况下,管理与使用企业文档资料。
 
  开始云KASS企业内容管理系统权限管理方案
 
  文件/文件夹可分开授权管理
 
  1. 支持针对文件夹进行权限管控,对某个文件夹进行不同的权限设置。比如对技术部某个文件夹设置权限,只允许文件夹内的文件能被在线预览,不能被下载、删除。
 
  2. 支持针对单个文件进行权限管理,指定某个文件针对某些用户开放某些操作权限。比如指定A文件针对B部门的用户,开放完全控制权限,允许被预览、修改、下载、重命名等。
 
  授权对象多样化,更灵活
 
  1. 可以授予整个部门/小组指定权限,对整个部门的人进行一次性统一授权,开放共同权限。(举例:技术部全体)
 
  2. 可以授予单个用户指定权限,对单个用户进行独立的权限设置,一对一授予对应的权限。(举例:用户A)
 
  3. 可以授予某类角色/岗位指定权限,比如根据公司管理需要,系统设置对管理层进行指定授权。(举例:公司经理)
 
 

 
  丰富的权限管理类型,满足不同的授权需求
 
  没有任何权限:看不到文件与文件夹。
 
  可见:只允许看到文件名。
 
  创建文件:允许上传/创建新文件。
 
  创建文件夹:允许创建子文件夹。
 
  预览文件:允许在线直接查看文件内容,查看时无法复制另存等。
 
  打印文件:允许用户在线打印文件。
 
  下载文件:允许用户将文件进行下载。
 
  修改文件:允许用户将文件进行编辑更新。
 
  删除文件:允许用户将文件删除。
 
  更改权限:允许用户将文件的权限进行变更。
 
  完全控制:允许进行所有管理与日常操作。
 
 

 
  严谨的权限继承机制,管理应用范围更明确
 
  1. 默认在文件夹中设置的权限会自动应用到文件夹下的所有文件。比如设置用户A可以对财务部文件夹权限为下载,那么用户就可以下载财务部下所有文件。
 
  2. 支持权限正向授权和反向授权,即权限继承和不继承机制,方便大量授权后微调权限。
 
  3. 特殊情况下,允许子文件/文件夹通过设置不继承权限。
 
  4. 文件夹权限可以设置应用范围,选择是否应用到子节点等。
 
  5. 支持权限黑/白名单机制,部分继承/特殊权限机制,满足特殊需求。
 
  根据企业特殊管理需求,进行高级权限设置
 
  1. 支持权限高级条件规则,和权限筛选机制,允许根据文件名称包含的关键词授权。
 
  2. 如当目录下文件名称包含预先设定的字段,权限即会生效。
 
  3. 允许对权限设置过期时间。比如给用户A设置临时权限,修改权限后天到期。
 
  4. 允许根据文件类型授权。比如技术部下的DWG文件不允许下载。
 
  5. 允许根据文件扩展属性授权。比如文件属性密级为绝密的,只允许经理才能在线查看。
 
  6. 其他更多高级条件。
 
  缺少科学规范的权限管理机制,文件共享和保密性工作存在明显漏洞,容易发生文件错乱、人为泄密、员工离职文档资料丢失等问题,甚至核心机密文件被公开的风险。因此,不要在遭受了文件泄露、丢失所造成的损失之后,后悔莫及。企业应该防患于未然,及时果断采取有效的解决方案,利用开始云kass企业内容管理系统,实现企业内部文件的规范化管理,最大可能地保障文档安全与完整。
 
 
 
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